¿Cómo preparar el Presupuesto?

A continuación, queremos darte algunas ideas para que analices cómo preparar el Presupuesto Financiero de la empresa. Es necesario saber que solamente con tener un presupuesto puede que no sea suficiente para timonear las finanzas de tu empresa.

Por eso, algunos elementos complementarios que deberías considerar con el fin de iniciar el año lo más preparado posible para gestionar los recursos de tu empresa, son los siguientes:

1. Concéntrate más en la caja y menos en las utilidades netas

Como consultores empresariales hemos encontrado muy a menudo que los empresarios se encuentran casi obsesionados por ver cada mes cómo está su utilidad neta. La verdad, es que la utilidad neta es un número incompleto sobre las finanzas de su empresa y existen varias razones para ello:

La primera, es que la utilidad neta no es sinónimo de dinero en efectivo. Resulta que en el cálculo de la utilidad neta se encuentran partidas que son sólamente ajustes contables y que no implican movimiento real de efectivo.

La segunda razón, es que la utilidad neta sólamente muestra la mitad de la historia, la otra mitad se encuentra representada en la relación de sus activos, pasivos y patrimonio. Resulta que en la utilidad neta no es un dinero que podría ser repartido como dividendos entre los inversionistas, parte de ese dinero se irá a hacer inversiones en activos que requiere para operar (como inventarios, cubrir su cartera, maquinaria y equipos, entre otros) y también a cubrir sus pasivos o deudas con terceros.

Existen mejores números para saber cómo preparar el presupuesto que la utilidad neta en los cuales podría concentrarse y que están más relacionados con su flujo de caja pues, al final, lo que nos interesa es tener disponible para cumplir con todas las obligaciones y que nos quede disponible para las necesidades del inversionista. Por ejemplo, cifras como el EBITDA, el Capital de Trabajo Neto Operativo, el Flujo de Caja Libre, entre otros, son indicadores más interesantes que el de la utilidad neta y te ayudarán a tomar mejores decisiones para incrementar el valor de tu empresa.

2. Define hacia dónde vas a dirigir tus esfuerzos

Tener un plan claro, retador pero realizable para las empresas es un elemento fundamental para lograr los resultados en términos de finanzas que espera. Por esto, es que nos interesa cómo preparar el presupuesto financiero de tu empresa, como forma de estar listo para el futuro. De hecho, el presupuesto es una representación numérica del plan: una vez usted ha definido a qué nicho va a atender, cuáles son las acciones que va a desarrollar para ganarlo, cuántas personas va a requerir, qué recursos va a necesitar, en qué va a invertir; lo plasma en su presupuesto.

Ten presente que una empresa sin norte, sin un plan, va a desperdiciar muchos recursos de tiempo, dinero, de personal, entre otros. Todo esto porque va improvisando en el día a día. Si sus recursos de dinero son ilimitados, esto no sería un problema. Pero la realidad es que la mayoría de las empresas trabajan con recursos de tiempo, dinero, infraestructura y personal que son limitados y que tenemos que ponerlos a trabajar de la forma más eficientemente posible.

Entonces, incluso antes de tener tu presupuesto, dedícate a analizar y crear tu estrategia, que te ponga en una posición ganadora y valiosa.

3. Conoce las tendencias de su mercado (¡y cuantifícalas!)

Muchas empresas simplemente se dedican a hacer sus negocios sin verdaderamente conocer el mercado en el que se encuentran. Conocer y analizar su mercado le ayuda a identificar nuevas oportunidades de negocios y de crecimiento y le permitirá saber cómo preparar el presupuesto También, las posibles amenazas que debe enfrentar para que pueda prepararse.

¿Ya conoces bien a tu competencia? Pregúntate: ¿cuál es el valor de tus ingresos?, ¿qué participación en el mercado tienen?, ¿cuáles son los productos o servicios en los que eres fuerte?, ¿Cuánto inviertes en innovación? En muchos casos esta información será difícil de conocer. Sin embargo, entre más investigue sobre sus competidores, más sabrá cuáles son las reglas de su mercado y aprenderá cómo debe hacer para ganar en ellas.

Y con respecto a tus clientes, generalmente tendemos a pensar que los conocemos, por lo que nos compran. Pero ¿te has puesto realmente en la tarea de identificar qué es lo que quieren? ¿Cuál es el “dolor” o la necesidad que requieren solucionar? ¿Qué encuentran realmente valioso de su producto o servicio y qué no? Pues en la medida en la que interactúe más con su cliente (o potenciales clientes) comprenderá mejor qué debe mejorar en su empresa. En ocasiones es un asunto de ensayo y error, hasta que comprendas qué es lo que realmente te hace exitoso.

4. Invierte en temas fundamentales como marketing e innovación

Algunas empresas creen que porque se encuentran cortas de dinero, no deberían entonces dedicarse a invertir en temas de marketing e innovación. Este puede ser el momento de volver a evaluar esa idea, pues justamente esas dos actividades pueden reactivar de manera muy importante su negocio, redirigirlo hacia nichos más rentables, permitir que su cliente lo conozca y crecer. Si el flujo de caja ahora es una preocupación, dedícate a definir la forma de invertir en marketing e innovación en el menor costo posible, pero de la forma más eficiente. Dedica tiempo a conocer y a investigar las formas como pueden ayudarle a potenciar su negocio.

Ten presente que innovar no significa inventar algo que nunca el mundo ha visto. Se trata a veces de mejorar cosas que ya existen, hacerlo más rápido, más eficiente, utilizar tecnología de sectores diferentes, entre otros.

Y con respecto al marketing, existen otras actividades que pueden ser menos costosas y que pueden ayudarle a iniciar con el proceso, mientras incrementa su flujo de caja. Actividades de networking, aliados, redes sociales, entre otras, pueden ayudarle a potenciar su negocio de forma importante.

5. Haz más eficiente y disminuye los riesgos de tu operación

Cuando hablamos de ser más eficientes generalmente se tiende a pensar que estamos haciendo referencia a disminuir en costos y gastos. Y la verdad es que esto es muy importante a la hora de conocer cómo preparar el presupuesto, pero no es lo único a los que nos referimos.

Ser más eficientes también implica una mejor gestión de la cartera y el inventario. También, de las inversiones en propiedad, planta y equipo que se realizan.

Otros aspectos en los que debemos concentrarnos son los siguientes:

• 1. Diversifica tus clientes. Si un alto porcentaje de sus ingresos están concentrados en un solo cliente, corre el riesgo de que, si este no vuelve a comprar, su negocio estará altamente comprometido y podría ir incluso a la quiebra.
  2. Planifica el pago de sus deudas con terceros a un nivel saludable, que te permita cumplir con todas sus obligaciones.
  3. Mantén expectativas realistas con los accionistas, de manera que comprendan claramente cuándo la empresa está en capacidad o no de repartir dividendos.z