Comúnmente, la preparación para la Asamblea de Accionistas le corresponde al gerente de la empresa y en muchas ocasiones, la Junta Directiva es quien da algunas directrices y apoyo. Existen algunos procedimientos de tipo protocolarios que cumplir, los cuales normalmente están dictados por los estatutos de la empresa o por la normatividad vigente.
A continuación, te presentamos una serie de tips que te ayudaran a prepararte para la Asamblea de Accionistas:
Antes de la Asamblea de Accionistas conoce muy bien tu negocio
Establece claramente cuáles son las razones de tu desempeño favorable o desfavorable en el año. Algunos accionistas van a estar inquietos sobre los resultados. Como gerente, necesitarás dar explicaciones claras, pero también concisas sobre la situación de la empresa. Ten en cuenta que la Asamblea no es el momento de discutir todos tus modelos financieros al detalle, pero si es necesario que presentes lo realmente relevante para los accionistas.
Establece claramente cuáles son las razones de tu desempeño favorable o desfavorable en el año. Algunos accionistas van a estar inquietos sobre los resultados. Como gerente, necesitarás dar explicaciones claras, pero también concisas sobre la situación de la empresa. Ten en cuenta que la Asamblea no es el momento de discutir todos tus modelos financieros al detalle, pero si es necesario que presentes lo realmente relevante para los accionistas.
Define los indicadores clave que vas a presentar o a discutir: en todos los negocios existe un grupo principal de indicadores, tanto financieros como operativos o de otra índole, que ayudan a medir la salud del negocio. Asegúrate de presentarlos de una forma fácil de entender y de manera que ayuden a dar tu mensaje de forma contundente.
Define claramente la proyección de tu negocio, con cifras claras y una estrategia concreta
Una Asamblea de Accionistas no es el espacio para contar toda tu estrategia, ni para presentar tu proyección de manera detallada. Recuerda incluso que el informe que presentas allí puede hacerse público y lo último que quieres es que tu competencia conozca detalles importantes de tu empresa. Sin embargo, presenta claramente a tus accionistas cuáles son las perspectivas futuras, a qué indicadores le apuntas en términos generales (por ejemplo, en las ventas, o en los márgenes), que situaciones esperas mejorar y cuáles son los riesgos fundamentales que pueden darse en el corto plazo.
Define claramente la proyección de tu negocio para presentarlo a la Asamblea con cifras claras y una estrategia concreta
Todas las empresas poseen temas que son fundamentales para el desarrollo del negocio. Estos pueden ser: ¿cómo incrementar las ventas?, ¿cómo sobrepasar el punto de equilibrio?, ¿cómo mejorar la eficiencia en la operación o en el servicio al cliente? ,¿cuáles son los riesgos con alta probabilidad de materializarse en el corto plazo?, entre otras. Teniendo en cuenta que estos puntos pueden determinar de manera importante el desempeño futuro, define claramente como gerente, cuáles son tus planes específicos para sobrellevar esas situaciones y si es del caso, presenta las orientaciones que te ha dado la Junta Directiva para tu gestión.
Apóyate en la Junta Directiva. Previo a la Asamblea, trata los temas fundamentales con la Junta, ellos te ayudarán a orientar los temas fundamentales y a solucionar las inquietudes que puedas tener, en bien del negocio.
Y, finalmente, sé contundente en tu presentación. Nada peor que una presentación llena de texto y diapositivas sosas. Da importancia a las cifras críticas y preséntalas de manera que apoye tu discurso y tus ideas sobre el desempeño del negocio.
¿Qué temas financieros debería presentar en la Asamblea de Accionistas?
Esta es una pregunta que recibimos de manera frecuente porque, aunque se sabe que los estados financieros básicos es obligación presentarlos, en muchas ocasiones se tienen la duda de qué tanto es lo que se debe mostrar a los accionistas en esta reunión.
Por esta razón, aquí te presentamos algunas ideas:
Comienza por la evolución en los ingresos
Presenta claramente las cifras en términos monetarios y el crecimiento porcentual. También, presenta indicadores relacionados directamente con los ingresos, por ejemplo, número de unidades vendidas, evolución del número de clientes, evolución por líneas de negocio, entre otros.
Recuerda que la información anterior debes contextualizarla y explicar por qué se cumplieron o no los planes de ingresos del año anterior, cuáles fueron los factores críticos de éxito o de fracaso (como las condiciones macroeconómicas, la estrategia de comercialización, la competencia y otros factores internos o externos que consideres de relevancia), entre otros.
Continúa con los costos y gastos de operación
Te recomendamos que no solamente los presentes en términos del total de los egresos que tuviste durante el año. Presenta cuánto representaron estos en el total de tus ingresos y analiza cualquier cambio representativo en la tendencia.
Analiza tu EBITDA
El EBITDA es la utilidad que te queda de tomar los ingresos y restarle los costos y gastos operacionales, libres de depreciaciones y amortizaciones. Esta cifra es mucho más interesante que la Utilidad Operacional, pues está directamente relacionada con la gestión de la Gerencia y con su capacidad de vender más, con menores costos y gastos. Puedes complementar esta cifra con el Margen EBITDA, que ayuda a observar a cuánto representa dicha utilidad, como porcentaje de los ingresos.
No descuides tu Capital de Trabajo
El Capital de Trabajo Neto Operativo es determinante en el Ciclo de Caja de tu empresa, es decir, de cómo logras que el dinero realmente esté disponible en el momento en el que lo necesitas, para pagar tus cuentas, comprar tu inventario, entre otros. Por esta razón, te recomendamos analizar cómo está rotando la cartera, los inventarios y las cuentas por pagar a proveedores de bienes y servicios. Esto te ayudará a entender si en tu empresa existen presiones por mejorar dichos indicadores.
Incluye otra información relevante de tipo financiera
Sería interesante que pudieras ingresar otra información que les ayude a los accionistas a conocer más claramente el estado de sus inversiones. Por ejemplo, podrías incluir información sobre cuál es la rentabilidad del activo, cómo ha evolucionado el pago de las deudas financieras, qué tipo de inversiones o proyectos se realizaron durante el año.
No olvides otra información importante no financiera
En la empresa existen otros elementos no financieros que también podrían ser interesantes de mostrar. Por ejemplo, el clima laboral de la organización, el estado del cumplimiento en la normatividad ambiental o los aportes que estamos realizando en términos de una producción más limpia, los avances en el ámbito tecnológico o en la innovación, de responsabilidad social empresarial, entre otros. Elige los puntos que consideres más críticos y relevantes para presentarle a tus socios y haz énfasis en ellos.
En SuGerencia Consultores esperamos que estas ideas te hayan sido de utilidad para preparar la proxima Asamblea de Accionistas en tu compañía.
